La División de Admisión y Control de Estudios, es una Unidad que tiene como responsabilidad ser legítimo guardián de los expedientes e historiales académicos de los estudiantes, así como también hacer cumplir las reglamentaciones académicas y normativas de la Institución. La División de Admisión y Control de Estudios, deberá realizar las siguientes actividades enmarcadas en la función Docencia:

1.- Administrar el proceso de ingreso de los aspirantes al Instituto Universitario de Politécnico "Santiago Mariño", Extensión Maracaibo.
2.- Diseñar el proceso de inscripción de alumnos nuevo ingreso, así como inscripción en Curso Intensivo y el semestre para los alumnos regulares.
3.- Mantener actualizado el registro de la documentación consignada para cada uno de los estudiantes del Instituto.
4.- Expedir certificaciones y constancias de notas, de estudio, carta de conducta, pensum y contenidos programáticos sellados y firmados; así como realiza los procesos de retiro de la Institución, traslados a otra extensión, notificación e inscripción en el proceso de Recuperación de Índice Académico, congelamientos del semestre de alumnos regulares.
5.- Recibir y procesar las solicitudes de cambios de sección, asignatura, especialidad, retiro de las asignaturas del Semestre y del Instituto, cumpliendo con las fechas señaladas para dichos procesos.
6.- Recibir y procesar las Actas de Calificaciones digitales, por corte y definitivas; así como procesar las solicitudes de corrección o modificación de actas de notas, tramitar reclamos de notas incoados por los estudiantes y otras conexas con estas funciones.
7.- Suministrar información relativa al flujo estudiantil al Coordinador de la Ampliación y cualquier autoridad gubernamental y/o Administrativa que previamente lo solicite y sea autorizado.
8.- Coordinar y llevar a cabo los procesos relacionados con el egreso de los estudiantes y las formalidades de los Actos de Grado.

En esta División puedes gestionar los siguientes procesos académicos:

a.- Proceso de Inscripción de alumnos nuevo ingreso y por equivalencias
b.- Proceso de Reinscripción y de Reincorporación en el semestre regular
c.- Traslado
d.- Cambio de Especialidad
e.- Emisión de Constancias y Certificaciones
f.- Préstamo de documentos/ Revisión de Expediente
g.- Congelamientos del semestre
h.- Inscripción en el Trabajo de Recuperación de Índice Académico
i.- Proceso de modificación de Actas de Calificaciones por corte
j.- Requisitos para la presentación de Proyecto de Investigación (IX Semestre)

A. Proceso de Reinscripción y de Reincorporación en el semestre regular:

» CONCEPTO: El proceso de reinscripción es aquel por el cual un alumno que ha cursado un semestre regular, formaliza su voluntad de proseguir sus estudios universitarios. Por ejemplo: el alumno que curso el primer semestre en el lapso 2015-2 y formaliza su inscripción en el semestre 2016-1.
» El proceso de reinscripción 2016-1 se lleva a cabo en el Laboratorio de Computación N° 2 de Edificación Académica, en horario regular. Su característica fundamental es que el alumnado se inscribe personalmente a través de los equipos de computación a su disposición. » El proceso de reinscripción en el semestre se lleva a cabo en el lapso de dos (2) semanas, y cada día corresponden dos (2) terminales de cedula de identidad.
» Este proceso implica la fase administrativa, que consiste en la cancelación de los aranceles correspondientes a Matricula y Seguro Estudiantil; y luego la fase académica, que es la reinscripción propiamente dicha, en la que incluyes las materias y elaboras tu propio horario.
» Debes tener presente que los horarios de las asignaturas del semestre, se publican con antelación, por lo que debe planificar su horario a su gusto, de modo que al llegar al laboratorio de computación este proceso sea más rápido.
» La reinscripción requiere además la presentación del carnet institucional, el cual junto con los recaudos antes señalados: recibo de Caja de pago de matrícula y pago de SUBECA, deben ser presentados a la representante de División Administrativa que está en el Laboratorio de Computación. Se verifican los recaudos y luego el alumno pasa al computador a inscribirse. Finalmente, se imprimen dos (2) horarios que el alumno debe firmar, así como es sellado por el personal administrativo. Un horario se archiva en el expediente del estudiante, el otro, se entrega al alumno ya reinscrito.
» Es necesario respetar el turno antes de accesar al Laboratorio para formalizar su reinscripción. Todo alumno o alumna debe revisar minuciosamente su horario antes de imprimirlo, y antes de firmarlo.
» El proceso de Reincorporación es aquel en virtud del cual un alumno o alumna que ha dejado de estudiar uno o más semestres, formaliza su deseo de continuar sus estudios universitarios.
» La Reincorporación requiere: comunicación formal solicitando la reincorporación dirigida a la División de Control de Estudios, debidamente fechada y firmada por el solicitante; cancelación de deuda administrativa (si es el caso); revisión de su expediente, para verificar documentación faltante o desactualizada. Luego de este proceso, el alumno recibe una solvencia y puede efectuar la cancelación de la Matricula y del Seguro Estudiantil (fase administrativa) y posteriormente formalizar su reincorporación en el semestre regular, tal y como se realiza la reinscripción.

B. Proceso de Traslado

» El traslado es un proceso académico/administrativo por el cual un alumno o alumna de la Institución solicita traslado a otra Extensión del IUP Santiago Mariño, por razones de cambio de ciudad.
» Requisitos: Para emprender este proceso el alumno o alumna debe solicitar "Traslado" a otra extensión, en los lapsos establecidos. Generalmente, se formaliza una vez culminado un semestre y antes de comenzar el siguiente.
» Luego de la solicitud y la cancelación de los aranceles correspondientes, además de las solvencias administrativas y de biblioteca, se prepara el expediente de traslado (certificación de notas, registro académico, carta de conducta y solicitud) el cual se envía vía valija a la Extensión hacia donde se traslada.
» Al alumno que se traslada se le entregan personalmente sus documentos personales. Es válida la entrega de estos documentos personales (Ejemplo: Acta de nacimiento certificada o fondo negro autenticado del título de bachiller) a persona autorizada por escrito, debidamente firmada y fechada por el alumno o alumna que se traslada.
» Se debe verificar que en la Extensión PSM hacia donde se traslada el alumno, se imparta la especialidad de Ingeniería que cursa en la Extensión Maracaibo. La especialidad de Ingeniería en Petróleo, solo se imparten en las sedes Maracaibo, Costa Oriental del Lago y Ciudad Ojeda; por lo tanto, si va a otra Extensión, donde no exista la especialidad de Ingeniería en Petróleo, debe hacer "Cambio de Especialidad".
» Es importante saber que el alumno becado GOB, que aspire a trasladarse a otra Extensión, fuera del Territorio del Estado Zulia, debe formular retiro del beneficio e inscribirse como alumno regular en la Extensión hacia la cual se traslada.

Resumen del proceso de traslado:

1.- El (la) Bachiller solicitante de traslado debe depositar en el Banco o cancela por el Punto de Venta en la Institución, el monto correspondiente al arancel del Traslado, el cual está publicado.
2.- Cambia en Caja la planilla de depósito por el recibo de pago y solicita una solvencia administrativa y de biblioteca.
3.- Solicita en la División de Control de Estudios el formato de solicitud de traslado, lo llenas y anexas los recaudos antes señalados.
4.- La División de Control de Estudios se encarga de enviar por valija los documentos del traslado, como son: certificación de notas, registro académico, carta de conducta y otros. Al estudiante se entregan sus documentos personales.
5.- El alumno o alumna que se traslada debe inscribirse en la extensión destinataria.

C. Cambio de Especialidad

» El "Cambio de Especialidad" es un derecho que tiene todo alumno o alumna de la Institución, mediante el cual puede cambiar a otra especialidad de estudios. Por ejemplo: el alumno inscrito en la especialidad de Ingeniería en Petróleo, y desea cambiarse a la especialidad de Ingeniería Química.
» Requisitos: Se solicita al culminar un semestre y antes de inscribirse en el siguiente, en las fechas establecidas; solicitar el cambio en la División de Control de Estudios; sostener entrevista con el Director de Escuela; incluimos la aplicación de un test vocacional para asegurar esta decisión, pues solo se admite un (1) cambio de especialidad; cancelación del arancel correspondiente; presentación de las solvencias administrativas y de biblioteca.
» Si el alumno o alumna está inscrito en Curso Intensivo, debe esperar a su culminación, para solicitar "Cambio de Especialidad" y proceder posteriormente a reinscribirse en el semestre regular.

Resumen del Cambio de Especialidad

1.- El alumno o alumna solicita el cambio de especialidad en la División de Control de Estudios.
2.- Entrevista con el Director de Escuela.
3.- Recomendación: aplicación de test vocacional en D.O.B.E.
4.- El Bachiller deposita en el Banco o cancela por el Punto de Venta en la Institución, el monto correspondiente al arancel de la solicitud del cambio de Especialidad.
5.- En la Sección de Caja cambia la planilla de depósito por el recibo de pago y la anexa a la planilla de solicitud cambio de Especialidad.
6.- En la División de Control de Estudios se entrega el recibo y la planilla de solicitud y luego se procesa el cambio y se notifica al Bachiller.

D. Emisión de Constancias y certificaciones:

1.- El Bachiller deposita en el Banco o cancela por el Punto de Venta en la Institución, el monto correspondiente al arancel de la solicitud de la Constancia o certificación que desea.
2.- Entrega en Caja la planilla de depósito para cambiarlo por el recibo de pago y la planilla de solicitud de servicio.
3.- El alumno o alumna presenta en la División de Control de Estudios: carnet institucional, recibo de caja de pago de arancel, solvencia administrativa y de biblioteca, formato solicitud del servicio.
4.- Se entrega la constancia o certificación a los cinco (5) días hábiles (vía Ordinaria), o en veinticuatro (24) horas (Vía Habilitación).
5.- En caso de contenidos programáticos sellados y firmados por Coordinación General de Ampliación Maracaibo, se entrega en treinta días (30) hábiles. Si se requieren firmados y sellados por Dirección Nacional se entregan en ciento veinte (120) días hábiles.
6.- La constancia de notas solo refleja las calificaciones del último lapso cursado. La certificación de notas señala las calificaciones de todos los semestres cursados por el (la) estudiante.

E. Préstamo de documentos/Revisión de Expediente

» Este proceso es un beneficio para todo alumno de la Institución, a través del cual se le prestan dos (2) documentos personales al solicitante, quien queda en la obligación de devolverlo en el lapso de quince (15) días hábiles.
» Requisitos:
1.- El solicitante debe formular su pedimento los días lunes, martes y miércoles de cada semana, exclusivamente.
2.- El alumno o alumna solicitante debe presentar su carnet institucional, así como las solvencias administrativa y de biblioteca.
3.- La documentación solo se entrega los días viernes de cada semana. En caso de no hacer efectivo el préstamo, el alumno o alumna debe emprender el proceso nuevamente, pues los documentos deben permanecer debidamente archivados.
4.- Los mismos requisitos se aplican en los casos de revisión de expediente, sea para Grado o para verificar documentos faltantes que se van a consignar o que se deben actualizar.

F. Congelamientos del semestre

» Todo alumno o alumna regular debidamente inscrito (a) en un semestre, puede solicitar "congelamiento" del semestre.
» Requisitos:
1.- El alumno o alumna debe estar inscrito en el semestre.
2.-Debe solicitarse a través de comunicación escrita, fechada y firmada por el alumno o alumna;
3.-La comunicación debe estar dirigida al Consejo Académico;
4.-El alumno o alumna solicitante del "Congelamiento" debe presentar soporte que justifique, sea médico o laboral;
5.- Solo procede el "congelamiento" cuando se solicita dentro de las dos (2) primeras semanas de clases del semestre.
6.- Aprobado el "congelamiento" se retiran las asignaturas inscritas y aparecerán como no cursadas.
7.- Este beneficio no procede para la alumnos becados, ya que en estos casos debe tramitarse lo que corresponde, por ante la Fundación “Jesús Enrique Lossada”, o por ante la Alcaldía de Municipio Maracaibo, según sea el caso.

G. Inscripción en el Trabajo de Recuperación de Índice Académico

» El Trabajo de Recuperación de Índice Académico es un deber de todo alumno o alumna inscrito (a) en Trabajo de Grado y/o Pasantías con un Índice de Rendimiento Académico Acumulado inferior a doce (12) puntos.
» Requisitos:
1.- El alumno o alumna debe estar inscrito en el Décimo Semestre;
2.- El alumno o alumna con un I.R.A.A. inferior a doce (12) puntos, debe comparecer por ante la oficina de División de Control de Estudios, para darse por notificado del deber referido;
3.- Debe cancelar el arancel establecido sea a través de un depósito bancario o a través de tarjeta de débito en Caja.
4.- Presentar recibo de Caja del pago del arancel en la División de Control de Estudios y formalizar su inscripción en T.R.I.A.
5.- Estos recaudos se remiten a Departamento de Ingeniería para continuar el proceso.

H. Proceso de modificaciones de Actas de Calificaciones por corte

» El proceso de modificación de actas de calificaciones es un proceso extraordinario, a través del cual al ocurrir error involuntario del docente en el asentamiento de una nota, o ante la aplicación de evaluativo diferido se pueda emprender la corrección de una calificación.
» Condiciones:
1.- Toda modificación debe solicitarse oportunamente: los errores u omisiones del primer corte, se modifican en la semana de entrega del segundo corte (semana 12); los errores del segundo corte se solicitan en la entrega de notas del tercer corte (semana 18); los errores u omisiones del tercer corte se solicitan antes de la inscripción de Curso Intensivo.
2.- Toda modificación requiere el instrumento de evaluación debidamente corregido por el docente de la asignatura, sin tachaduras o enmendaturas.
3.- Las modificaciones fuera de los lapsos establecidos no proceden, por lo tanto todo alumno y alumna debe estar pendiente de los resultados de sus evaluaciones.

I. Requisitos para la presentación de Proyecto de Investigación: (IX Semestre)

» Una vez inscrita la asignatura "Proyecto de Investigación" correspondiente al Noveno semestre y formalizada su inscripción por ante el Departamento de Investigación, todo alumno o alumna deberá:
1.- Consignar en la Oficina de Grado, conforme el calendario académico (que todo alumno debe retirarlo en el Departamento de Investigación), los siguientes documentos en sobre manila, tamaño oficio:
Dos (2) copias de la cedula de identidad vigente, ampliada 121% y a color;
Una (1) copia de la partida de nacimiento, vigente y legible (2010);
Fondo negro del título de bachiller certificado por la Institución de procedencia o por la Zona Educativa;
Una (1) copia de las notas certificadas de bachillerato actualizadas, emitidas por la Institución de procedencia o por la Zona Educativa;
Una (1) copia del certificado de participación OPSU (Rusnies/SIN);
En caso de ser T.S.U. se debe consignar fondo negro del título de T.S.U. y copia de las notas certificadas, debidamente autenticadas por la Institución de procedencia (vigente);
En caso de ingreso por equivalencias deberá consignar: fondo negro certificado de T.S.U., copia de notas certificadas y Resolución de Equivalencias.
Copia de certificado de aprobación del Servicio Comunitario;
Una (1) fotografía tipo carnet: En caso de caballeros en traje formal.